簡報技巧:「PPT重點在哪裡?」活用這3種Excel圖表,簡報不再被老闆釘

1547

發表收益計畫簡報:商業模擬是否正確傳達很重要

向上司等對象講解計畫時「呈現數字的方法」,這裡很重要的一點在於,人們即使看到一成串數字也無法完全理解。舉例而言,如果你讓上司看Excel表(收益計畫),問說:「您覺得這份計畫如何?」上司恐怕只會說:「抱歉,我不知道要看哪裡……你想講的重點是什麼?」

收益計畫一定要「用圖表與PPT說明」,這是最基本的事。為了讓一連串數字看起來更淺顯易懂,以下將說明如何活用圖表與PPT來「呈現」整場簡報。

編製目次

在簡報的開頭編製目次。一開始就告訴聽眾這次的收益計畫結構,好讓大家知道:「喔,固定成本的說明在最後啊,那麼關於固定成本的問題就稍後再問吧。」

除此之外,在簡報頁數很多的情況下,如果能在說明各個部分之前,再次列出目次,那麼聽眾也可以理解到「現在說明的是整份簡報的中間部分,那離結束大概還有10分鐘」

先提出總結:直條圖

在收益計畫簡報中,要先放上總結的投影片。由於聽眾最關心的是「那到底可以賺多少錢?」因此最初的階段就要在總結的投影片上,提出各個案的營業收入與利潤。

外商投資銀行超強Excel獲利法
圖片來源:時報出版提供

如果聽眾(上司、經營團隊等)在這個階段即表示認同「原來如此,明年的計畫是以○○億圓的盈餘為目標啊?以目標來說還算合理」的話還無所謂,但如果從一開始就被說:「目標怎麼可以設那麼低!」後面的簡報恐怕會很辛苦。即使只有營業收入與利潤等重大目標,如果能在簡報前先與聽眾取得共識,將會使討論更加順利

此外,在總結中需分別說明悲觀個案、樂觀個案的營業收入與利潤。樂觀個案是比較理想的計畫,由於隨著廣告宣傳費用增加,營業收入增加的幅度更大,因此利潤也會增加。聽眾看到這裡,恐怕會擔心「那營業收入減少時,廣告宣傳費用還是維持不變嗎?那樣會虧損喔」。事前預見到這一點,然後進一步說明:「在悲觀個案中,假定營業收入會減少,這時會控制廣告宣傳費用,因此可以充分確保利潤。」藉此傳達出「不會眼見營業收入減少,還拚命做廣告宣傳導致虧損」的訊息,讓對方感到安心

先用樂觀個案傳達「對成長的追求」,表現出以營業收入大幅成長為目標,再用悲觀個案展現「冷靜判斷的態度」,讓人知道即使在營業收入沒有成長的情況下,也能充分掌控利潤,像這樣取得平衡很重要。

外商投資銀行超強Excel獲利法
圖片來源:時報出版提供

雙座標圖表

接著是營業收入主因之一的會員數。

重點是由於「投入更多廣告宣傳費用,即可大幅增加會員數」,因此要把這2個數字合併在1張圖表中呈現。這種圖表稱作雙座標圖表,直條圖(左軸)是廣告宣傳費用,折線圖(右軸)是會員數。

外商投資銀行超強Excel獲利法
圖片來源:時報出版提供
外商投資銀行超強Excel獲利法
圖片來源:時報出版提供
外商投資銀行超強Excel獲利法
圖片來源:時報出版提供

堆疊直條圖

最後是固定成本。雖然同樣是固定成本,但還分成人事成本與租金等各種項目,因此細項也必須充分說明。此處使用的是「堆疊直條圖」。

使用堆疊直條圖的好處是,可以呈現總固定成本的推移(增加趨勢),同時也能看見細項。從這張圖表就能知道,固定成本的增加主因是人事成本

此外,在收益計畫簡報的各張投影片上,將圖表與文字並列是最基本的。前面的投影片配置皆是上方為文字,下方為圖表,這次的投影片配置則是左邊為圖表,右邊為文字。至於要上下配置或左右配置,可由圖表大小或文章長度進行判斷

外商投資銀行超強Excel獲利法
圖片來源:時報出版提供

本來節錄自:【外商投資銀行超強Excel獲利法:step by step任何人都能提升數字敏感度,創造利潤最大化】一書

外商投資銀行超強Excel獲利法
圖片來源:時報出版提供

【作者簡介】

熊野整

波士頓大學畢業後,進入摩根士丹利證券投資銀行本部,負責領導大型企業併購案與資金調度專案。離職後在GLOBIS經營研究所取得MBA,其後進入M3公司,負責事業計畫的制定乃至策略執行等工作。目前擔任SmartNews公司的財務企畫,負責制定收益計畫與資金調度等財務工作。

基於「用簡明易懂的方式傳授跨國投資銀行Excel技巧」的理念,自2013年10月起,每週末舉辦Excel私人講座,現已成為高人氣講座,至今參加人數超過1萬人。目前除了私人講座與企業訓練,也提供線上講座與企業諮詢,指導許多商務人士製作收益計畫。

著有《外商投資銀行超強Excel製作術:不只教你Excel技巧,學會用數字思考、表達、說服,做出最好的商業決策!》、《外商投資銀行最高效資料製作術:1步驟1秒鐘!66招提案秒過、訂單成交、征服人心的Excel與PPT技法》等書。

【譯者簡介】

劉格安

政治大學畢業,現為專職譯者,譯作類型包含商管、醫學、旅遊、生活、歷史和小說等。

 

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.

本文由時報出版授權,請勿任意轉載
【延伸閱讀】

【誠徵專欄作家】你喜歡寫作嗎?你擅長用文字觸動人心嗎?《董事長碎碎念》邀請對寫作充滿熱情,正經營個人粉絲團或部落格的你,加入專欄作家行列!歡迎來信投稿職場行銷、成功守則、名人勵志主題文章,並於文末附上100字內的作者自介。文章經編輯部潤飾後更有機會刊登在《董事長碎碎念》FB專頁,快點把握機會點我投稿吧!