我們在採購時，首先要釐清公司究竟需要什麼、需要多少、什麼時候需要等問題，從而明確了解應當採購什麼、數量多少、什麼時候採購，以及怎樣進行，以此得到一份確實可靠、科學合理的採購任務清單。我們通常將這些工作稱為採購需求分析。
採購工作關鍵的一點是，採購部是否真正理解請購方的需求
可以說，需求分析是採購工作的第一步，也是制訂採購計畫的基礎和前提。需求分析可以簡單，也可以複雜，具體情形要根據現實需求而定。對於比較簡單的採購情境，需求分析相應的也比較簡單。例如，有些單一品項、單次需求的情形，對於需要什麼、數量多少、什麼時候需要的問題非常明確，這時即便不進行複雜的需求分析，也能清楚採購任務。
例如，採購人員需要為企業行政部門購買某種指定型號的筆記型電腦，以備日常之用，對此，只要按照相應量化的需求來買即可。然而，在一些比較複雜的採購情況下，需求分析就會變得非常有必要。舉例來說，一家汽車製造企業需要接觸的零組件有上萬個，各個生產線在不同時間段，對零組件的需求也有所不同。
那麼，如此多的零組件，各生產線何時需要、需要多少，哪些品項要單獨採購、哪些品項要聯合採購，以及數量多少，如果我們不能認真分析研究這些問題，就難以有效的執行科學採購。對於採購人員而言，在開始作業前，要與相關請購部門溝通、確定購買哪些物品、採購數量、何時採購等問題，從而增強工作的精準性。
同時，還可以利用本部門累積的採購經驗，積極協助請購部門儘早預測有關物品的需求量，以避免堆積過多的緊急請購單，從而規避因緊急訂貨而增加採購成本。為此，有關部門在填寫請購單時，一定要詳細說明需求情況，對於需求細節，如品質、包裝、售後服務、運輸以及檢驗方式等問題，都要準確的描述和說明。
一般來說，請購單裡應該包括這些內容：請購單填寫日期、請購單編號、請購部門名稱、請購物品的金額、請購物品的完整描述以及所需數量、物品需要使用的日期、任何補充說明、請購單相應責任人的簽字等。
人員接到請購單後，在必要情況下，要與請購部門溝通和確認，確認無誤後再做針對性的採購。一般而言，採購活動在企業內部相當於內部委託，也就是說，作為代理人的採購部，執行的是委託人、即相應需求部門的指令，再利用其採購方面的專業知識實現有效率的採購。
在這個過程中，關鍵的一點是，採購部是否真正理解請購方的需求，以及這種需求的合理性。為此，應與企業內部的需求部門充分溝通，必要時可將實際需求方納入採購團隊中。舉例來說，某通信工程承包企業，在承建某鄉村無線區域網路覆蓋業務時，需要採購某種規格的無線橋接器。
該企業的採購經理經過多方比較，最後初步確定了3個無線橋接器供應商，在與他們接觸時，他邀請企業內部實際負責施工的技術人員，去考察供應商，在看過對方品項豐富的產品後，施工技術人員調整原先的採購需求，換成了另一種規格的產品，並從其中一個供應商採購到了品質優良、價格合理的無線橋接器。
在該案例中，採購經理與企業內的實際需求方積極合作，從而幫助企業購買到了業務所需的理想產品。採購需求是採購作業的前提。如果能積極篩選出有效的需求，為企業買到最合適的物品，本身就是對經營的有力支持。如何對待供應商：獵人模式VS.牧人模式長久以來，在採購方對待供應商的關係上，存在著獵人模式與牧人模式。這兩種模式有何含義？我們不妨從汽車行業說起。
從採購的角度，透過對供應商關係的處理，來看兩者的得失
美國有個著名的汽車之城就是底特律。美國本土3家最大的汽車生產廠商：通用（General Motors）、福特和克萊斯勒就從底特律誕生。在很長的一段時間，底特律的興衰與汽車工業緊密相連，尤其是與上述三大汽車廠商的經營狀況有關，因為這三大廠商的總部就位於底特律，並吸納了當地大量的就業人口。
2009年，美國克萊斯勒、通用汽車公司提交破產保護，面臨清算重組。福特汽車雖未提出破產保護，但是在經營方面也遇到了重重阻力，福特汽車先是將捷豹（Jaguar）、荒野路華（Land Rover）品牌賣給印度塔塔集團獲得23億美元，又拋售馬自達26.8％的股份換取資金支持，接著又把旗下富豪轎車業務和富豪轎車品牌的擁有權，賣給了中國吉利汽車公司，說明福特汽車一度靠著「變賣家產」度日。
通用、福特和克萊斯勒這底特律三巨頭在經營上的衰落，直接影響了其總部所在地、以汽車工業為主導產業的底特律的繁榮，底特律甚至在2013年也申請破產保護，成為美國歷史上最大的破產城市。就在美國本土汽車陷入經營困局時，日本汽車卻在美國如秋風掃落葉之勢所向披靡，很快在美國占有超過三分之一的市場占有率。
日本豐田汽車更是風頭強勁，早在2008年度銷量中，豐田就超越了美國通用，成為世界銷量第一的汽車公司。與此同時，豐田汽車在美國廣大家庭中也迅速普及。在談到美國汽車三巨頭，尤其是通用、克萊斯勒的衰落，以及日本豐田的快速崛起時，或許從不同的角度來看，會存在著不同的原因。
在此，我們主要從採購的角度，透過對供應商關係的處理，來看兩者的得失。有很長的一段時間，通用、克萊斯勒等美國汽車公司，對供應商奉行獵人模式的處理方式。例如，通用汽車設計出一個零組件，向多家供應商詢價，從中找到合適的廠商合作；
在過了一年半載後，又要求供應商降價，迫於通用汽車在汽車產業龐大的採購量，廠商只好同意；又過了一年半載，通用汽車又要求供應商降價，供應商面臨這種一而再、再而三的降價壓力後，都會表示：「不能再降了，再降就要虧本了。」於是通用汽車就轉身找別的供應商採購，畢竟影響力大、品牌響亮，很多中小供應商都以能與這樣的明星企業合作為榮。
討價還價用這三招，公司採購不是逛夜市
然而，原來的供應商可就慘了，他們原來為通用汽車投入巨資建廠、設法增加產能，沒想到卻「被甩了」，這些供應商就不得不重新找客戶，還得裁員，甚至關閉廠房。然而，這種事情在通用汽車看來，彷彿與自己無關，畢竟優勝劣敗是市場的準則，供應商被淘汰，只能怪供應商競爭力弱。這就好比打獵，見到獵物就一槍放倒，先顧住眼前的利益再說；至於獵物怎麼繁衍生長，怎麼養肥、養大，與自己無關。
然而，就在克萊斯勒和通用先後申請破產保護時，美國多家汽車零組件供應商也宣布破產保護。可見，這種獵人模式不僅危害自己，還損害了整個供應鏈。相反的，日本汽車公司，尤其是豐田公司，則奉行一種牧人模式。在這裡，汽車整車廠好比牧羊人，供應商好比羊群。牧羊人要生活，雖然需要擠奶、剪羊毛，但不會把羊全宰掉，還會想辦法讓羊長大、長肥，這樣才能擠更多的奶、剪更多的羊毛。
以豐田和本田為例，雖然豐田也有嚴格的目標成本，和持續降低成本的指標，但是他們更看重與供應商合作，共同提升生產技術和產品設計，從而推動更高層次的降低成本。這樣一來，豐田和本田這些日本汽車公司還在一定程度上，幫助供應商提高了生產經營的水準，實現了與他們共同成長。
據統計，豐田透過幫助供應商提升生產技術，以及改善自身產品的設計，僅在一款車型上就降低30％左右的成本。事實證明，在降低採購成本方面，牧人模式比獵人模式更有效。當然，牧人模式也並非沒有缺陷。比如，採用牧人模式的供應商關係中，無形中優待了既有的廠商，不利於新的廠商進入，可能影響了整個供應鏈的活力和競爭力等。
總的來說，企業在處理與供應商的關係時，應該抱著雙贏的態度，適當關注對方的經營與發展狀況，同時要突破封閉性，在競爭與合作中尋找平衡點。討價還價用這三招，公司採購不是逛夜市。採購中的價格談判，通常是指採購人員與供應商業務人員討價還價的過程。
對於採購人員來說，會想辦法壓價，以減少企業不必要的開支；對於廠商來說，則是想辦法固守報價。我們在此提供一系列常用的談判壓價技巧，以提升與供應商過招的水準。
1. 直接壓價：
這是指採購人員開門見山的要求供應商降價，在某種情況下，會有一定的效果。例如，在議價過程中，採購人員可以在適當時機，直接提出預設的底價，從而促使供應商提出比較接近該底價的價格，達到降價目的。
有時，議價結果達到了採購人員可接受的價格範圍，便直接表明自己可以接受的價格；若供應商將提高售價歸結到原料上漲、工資水準提高、利潤太薄等因素時，我們對於談判遇到的不合理加價，仍要立刻提出質疑，以獲得降價機會。
2. 間接壓價：
這是指採購人員在談判中，不要一開始就提到降價話題，可以採取間接的辦法，以達到目的。比如，在開始商談時，採購人員可以先談一些輕鬆的話題，藉此熟悉對方的談判陣營，也讓雙方放鬆心情，再慢慢引導至價格談判的主題；
採購人員還可以採用低姿態，對於對方提出的價格，盡量表示困難，多說「不好辦、生意難做」等字眼，從而以低姿態博取對方的同情，換來降價；採購人員要避免透過電話或文字交流，最好能面對面議價，這樣的溝通效果較佳；還可以搭配肢體語言、表情來說服對方，進而讓對方接受降價。
在談判中，採購人員除了要求降價外，對於一些非價格因素，也要積極議價，以減少不必要的成本。比如，當供應商決定提高售價，而不願變動時，採購人員可以要求對方分擔售後服務及其他費用，以獲得相應補償。比較典型的是，採購方在購買大件家電時，如果實在壓不下價格，可以要求廠商提供完善的售後服務，要能提供送貨、延長保固服務等，從而在其他方面，達到為採購方降低成本的目的。
3. 讓步技巧：
一個優秀的談判人員，不僅懂得進攻，還得攻守兼備，既要懂得進攻性的降價，也要懂得適當的讓步，只有這樣，才有可能讓談判中的另一方心悅誠服。採購人員在讓步時，要注意以下方面：首先是謹慎讓步，要讓對方意識到，你每一次讓步都是艱難的，使對方充滿期待，而且每次讓步的幅度不能過大；盡量迫使對方在關鍵問題上先行退讓。而我方則在對手的強烈要求下，在次要方面或者較小的問題上讓步。
其次是事先做好讓步的計畫，所有的讓步應該是有序的，並區分具有實際價值和沒有實際價值的條件，在不同的階段和條件下使用；不做無謂的讓步，每次讓步都需要對方用一定的條件交換；再者是了解對方的真實狀況，在對方急需的條件上堅守陣地，這樣才能換來對方相對應的讓步。
除了上述談判壓價技巧外，還可以採用欲擒故縱等方法，我方應該設法掩藏購買的意願，不要明顯表露出非買不可的心態，否則一旦供應商識破我方非買不可的處境，將使我們處於價格談判中的劣勢。因此，採購人員應採取若即若離的姿態，從試探性的詢價著手；也可採用敲山震虎的方式，巧妙的暗示對方存在的危機與不利因素，從而迫使對方降價。
比如，採購人員可以談庫存給企業現金流帶來的壓力，但只能點到為止，要給人一種雪中送炭的感覺，從而使供應商覺得我方並非幸災樂禍、趁火打劫，而是真心誠意的想與自己合作，「幫」自己度過難關。既然供應商意識到採購人員是在幫自己，那麼以適當降價，實現互惠、互利，也就理所當然了。
總之，我們在此提供一些採購談判中的壓價技巧，並非鼓勵談判雙方鉤心鬥角，與只顧一己私利，因為談判也是一種鬥智的過程，要找到談判雙方都可以接受的價格和條款，需要雙方反覆的磨合與嘗試。
當然，在採購活動中，如果其中一方感到合作對自己不利，恐怕後續就難以順利進行，甚至不會進行。所以，採購人員掌握必要的壓價技巧，與我們一貫提倡的雙贏談判是不矛盾的，這將促進談判雙方的深入溝通與了解。
作者簡介
肖瀟
暢銷書作者，原名肖祥銀，曾任職於三壹重工股份有限公司（三壹集團）十餘年、知名文化公司合夥人、互聯網領域的實踐派，對電商和金融體系有著深入的認識和研究。熱愛文字創作，有著新奇多變的想法和創意，經常活躍於知乎、TOPYS、片刻等平臺。
【誠徵專欄作家】
你喜歡寫作嗎？你擅長用文字觸動職場英雄們的心嗎？
《董事長碎碎念》邀請對寫作充滿熱情，正經營個人粉絲團或部落格的你，加入專欄作家行列！
歡迎來信投稿創業心路歷程、職場經驗、團隊管理主題文章，並於文末附上100字內的作者自介。
文章經編輯部潤飾後更有機會刊登在《董事長碎碎念》FB專頁，快點把握機會投稿吧→ 聯絡我們
