事先掌握對方的優先順序，才不會辜負他的期待
在商場上的「體貼」中，最重要的就是：掌握上司、顧客或其他共事夥伴的工作時程。這裡所說的「掌握工作時程」，並非要你像祕書一樣，不斷地確認對方的工作行程表。所謂「掌握對方的工作時程」，指的是事先了解「對方的優先順序」。
做事不懂輕重緩急的人，乍看之下工作相當拚命，卻總是無法準時完成工作，也無法得到周圍的肯定。因為，所有工作都是先從決定事情的優先順序開始。
五個階段檢視工作的「優先度」，懂得輕重緩急才不會白費力氣
訂出自己的工作優先順序固然重要，但在職場上，你更需要準確掌握的是上司的優先順序。
假設上司交辦一項工作給你。此時你應該先思考，對上司而言，這項工作有多重要。越重要的工作，就該越早完成。有些人會自作主張將上司交辦的工作往後延，但對上司來說，這可能是必須最先完成的工作，像這樣因為雙方認知不同所導致的問題其實屢見不鮮。換言之，正確地評估被交辦的工作該何時完成，並在期限之前完成任務，也是一種「體貼」。
評估的標準可分成下列五個階段：
- 1小時以內
- 半天內
- 1天以內
- 隔天
- 1週以內
（期限若比這五個階段還長，就是與當下的優先順序無關的工作）
每次都用同樣速度處理被交辦的工作，算不上是體貼的人。
主管明明希望你「1小時以內」完成，結果你卻拖到「隔天」才完成工作，只會造成主管的困擾。相反的，不了解主管的優先順序，明明不緊急卻丟下其他重要工作，拚著在「1小時以內」完成，最後只得到主管一句「不好意思，其實我沒這麼趕啦……」根本就是白忙一場。
別讓上司來問你：「那件事現在進行到哪了？」
「全局視角天線」敏銳的人，被交辦工作的當下一定會向對方確認期限：「請問要在什麼時候完成？」但很多人在接下工作的時候，根本沒想到要確認完成期限。
當上司說：「○○資料可以先幫我準備嗎？」部下通常會回答：「好，我知道了。」不過，卻很少有人會多問一句「什麼時候要準備好？」如果你能在上司交辦工作時立刻問：「需要在何時完成？」對方一定會覺得你「很懂事」「工作能力不錯」。當然，一定要遵守上司給的期限。
如果手上已有急著要完成的工作，或者上司交辦的是不太熟悉的工作，不妨問清楚一點，例如：「在Ο日之前交給您的話，可以嗎？」千萬別讓上司來問你：「那件事現在進行到哪了？」
當上司這麼問時，代表他滿腦子都是「那件事不知辦得怎樣？」「不知那項工作進行得順不順利？」心情相當不安煩躁，才會忍不住主動開口問你。
如果上司真的這麼問你，就代表這項工作在上司眼中的重要性遠高於你個人的認知，今後一定要記得先確認好交件期限。
微差力２
被交辦工作的當下，立刻確認「完成期限」。
本文節錄：【微差力】一書
作者簡介
安田正
Pan Nations Consulting Group co., Ltd董事長。早稻田大學全球教育中心客座教授，曾任教東京大學、早稻田大學、京都大學、一橋大學等。1990年開始以法人為對象舉辦英語進修課程。
除英語課程外，也以講師、顧問的身分活躍於邏輯溝通、簡報、人際關係應對、談判等商業交流領域。目前已在1700多間大型企業內舉辦研修會，從一般職員到高層管理人員，指導數萬人提升職場技能與交際能力。著作有《雜談力》《一流管理人員的實踐工作哲學》《邏輯交際學》《邏輯寫作學》《安田式時間救援：優化24小時使用效率的終極時間掌控法》等。
文字編輯：Luna
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