平林亮子:想開業績長紅的店,要懂財務管理重點!不賺不賠就是「虧損」

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一般人說打平,其實都是虧損 !在管理店鋪上,除了人事問題外,讓多數店長感到沉重壓力的,莫過於「每個月都得想辦法達到業績目標」。

不賺不賠,其實就是「虧損」

很多管理者在設定業績目標時,會想:「一開始不需要訂太高的目標,只要收進來的錢,足以支付各項開支就可以了。」所以會用營業額來設定目標。但往往等店鋪實際運作後就會發現,光做到收益和費用打平,根本無法維持店鋪運作,還必須賺到「淨利」才行。

因此,在設定業績目標時,必須以「淨利」而非營業額訂立目標。這就與個人的財務管理原則一樣,要是每個月都當月光族(編按:將每個月賺的錢都用光、花光,沒有任何儲蓄),一旦遇到緊急狀況要用錢時,就會立刻陷入財務危機。

為了避免陷入這種窘境,就得留些現金在手邊。在管理店鋪上,可能發生的突發狀況更多,因此更需要預留足夠的現金在手邊。也就是說,若想長久經營下去,店長必須妥善使用收入、控制支出,進而從中賺得淨利。

此外,即使每個月收支都打平,實際上店鋪還是屬於虧損的狀態。因為,開店初期會有押金、裝潢費等,會花上一大筆錢。就算是小型店鋪,也需要至少270萬日圓(約新臺幣10萬元)。

一般來說,在店鋪初期投入的大筆資金(如店租、裝潢費、採購設備費等)稱為「初期投資」,再加上每個月的基本開支(如水電費、瓦斯費、人事費用等),如果收益沒有賺回初期投資的設備、押金、裝潢等,根本稱不上是打平。

再補充一點,淨利不只是用來維持店鋪的正常營運,日後擴展經營規模、開發新產品甚至開分店,都得動用淨利累積的錢來進行。因此,每月設立的業績目標,絕對不能只有打平而已。店裡的錢不等於獲利,而是保存款。收益,是維持店鋪營運最重要的支柱。

但很多店長會誤以為,收銀機內的現金或將每日營收存入銀行後,這筆錢就能自由花用。但他們都忘了,要扣除所有營業成本後,剩下的才算是真正賺來的錢。

簡單解釋關於店鋪營運的資金流動方式,所謂店家的收益,可以視為暫時幫客人保管的款項。店鋪販售商品或服務給顧客以換取收益,然後拿著這筆錢支付進貨款項、房租或人事費。

比起收入,賺錢店長更在乎費用是否相干

此外,店裡的現金還得拿來繳納稅金。餐飲店或零售店等大多數店家,每賣出一項商品所收到的款項,其中都含有消費稅(臺灣的商品售價中包含銷售稅,現階段維持5%),這部分雖然是由客人負擔,但繳交方式是由店鋪直接從收到的錢裡扣除,再統一繳交給政府,所以從顧客那裡收到的錢,並不等於賺到的錢,大部分是「保管款」。

因此,管理者務必要有一個概念,由於消費稅與顧客的消費是一體的,若消費稅是8%時,就等於收銀機裡的現金,有8%是該繳給政府的稅金,這部分其實是不能動用的。舉個例子,假設店家總共賺進1,080萬元,若消費稅是8%,進貨成本為700萬元(不含稅),那麼就要繳24萬元的稅金給政府。進貨成本(稅後)為756萬元,實際上,店家只賺300萬元。

附帶一提,店鋪的開支也有不需要預扣稅金的部分。例如,人事費就不用計算消費稅。以前述的例子來說,雖然賺到300萬元,但這筆錢還沒扣除人事成本,假設再扣掉人事成本300萬元,店鋪的淨利則為零。但還是得支付8%的消費稅,也就是24萬元(300萬元×8%=24萬元)。

換句話說,即使店家沒賺到錢甚至虧損,還是得繳稅給政府。因此,絕對不能將店鋪收到的現金或戶頭裡的錢,直接當成自己賺到的錢,任意揮霍。比起收入,賺錢店長更在乎費用是否相干,不管是餐飲店、超市或超商等零售店,都是靠銷售商品給顧客,獲取銷售價款來維持營運。

管理者再用銷售貸款支付費用,讓店鋪得以持續經營。為此,店長必須正確掌握店鋪的收入和支出。若無法掌握店鋪基本營運的費用有多少,以及目前獲利是多少,就很難計算到底要賺多少錢,才能達到損益平衡,又該設定多高的目標營業額,才能維持門市營運。

這麼一來,很容易陷入資金危機,最後關門大吉。提到「錢」,或許會有人覺得很難懂,但店鋪的金流,基本上可分為收入和支出,前者是從顧客那裡賺取的銷售價款,後者是支付的費用,分類相當簡單。

用最少的成本,賺取合理的獲利

當然一家店每天可能會有幾項、幾十項、幾百項的收益,還會有店租或人事成本等各種費用產生,由於店長每天經手的現金金額相當龐大,收入和支出的項目又十分瑣碎,一個不留神,錢可能就進了別人的口袋裡。因此,對於每一筆收支,店長都必須詳細記錄。

在記錄收益時,可以仰賴店家開出的發票上的明細輔助確認,而費用則可以藉由追蹤帳單等支付憑據,就能明白店鋪的錢流向哪裡。但是,管理者很難在支付或收到每一筆款項的當下,立刻把明細記錄下來。因此,留下這些付款的憑證及發票就很重要。

畢竟,若缺少這些明細,就很難掌握資金流向,店鋪可能會因財務管理不善而陷入危機。此外,開一家店最基本的現金來源,就是從客人口袋掏出來的錢,但怎麼樣才算賺錢?計算店鋪實際賺到的錢(淨利)的公式如下:淨利=收益-費用(數字為負則稱為「淨損」)。

但經由以上公式所算出的淨利,還沒有扣完稅,要扣除應繳的稅額後,剩下來的金額才是店家的實際獲利。因此,如果無法仔細記錄每一筆收入與支出,就很難計算出正確的獲利,更可能因為少報稅而遭到罰款。再看到上面的公式,其中的收益與費用,又是怎麼來的呢?

所謂收益,就是指一樣商品賣了多少錢;而費用則是店家銷售商品時,需要支付的款項,例如:水電瓦斯費、店租、食材進貨的費用等。因此,從收益和費用這兩項數據,就可以看出店鋪的營運成本以及賺到多少錢。店長睡過頭搭計程車上班,交通費可以報公帳嗎?而開店到底要怎樣才能賺錢呢?

簡單來說只有一個原則,即想辦法用最少的成本,賺取合理的獲利,因此控管店鋪的費用支出,就是經營者最重要的工作。然而,很多新手店長都會誤把營業額想成是「賺到的錢」,實際上,營業額還得扣除營業成本(如店租、瓦斯費、水電費、人員薪資、貨款等)以及應繳的稅金,剩下的才是真正賺到的錢,這部分在會計上稱為「淨利」。

而這些錢的用途,僅限於店鋪經營不可或缺的支出。但這要怎麼區分呢?舉例來說,店鋪租金、員工薪水等支出,皆屬於費用;但員工因個人目的去旅行、出國留學去進修等,為了滿足個人需求的開支,就不能算是店鋪的經營成本。這樣看來,私人開銷與店鋪費用的界線其實非常清楚,但還是有許多人會混淆。

請記住這個大原則

只有經營店鋪不可或缺的開支,才能視為費用

例如,店長平日騎自行車通勤,某天因睡過頭,改從住家搭計程車來上班,此時這筆計程車費,能算是店鋪的費用嗎?大部分的人應該都認為不行。但也可以認定,這是攸關店鋪營運必須的花費。實際上,在經營過程中會有許多這類模稜兩可的支出,而這在法律上並沒有明確規範。

是否能當作費用,會依店鋪的經營類型而異,但請記住這個大原則:只有經營店鋪不可或缺的開支,才能視為費用。此外,基本上若無法提出支付憑據,就不能報公帳。例如,購買店內要用的文具時,如果沒有索取打上公司統編的發票,或寫有公司抬頭的收據,就很難被認列為費用。

同理,請款單、收據或合約書等與交易對象往來的資料,只要能成為支出的憑據或證明,就要妥善保管。不過,就算備妥所有資料,有時若內容不夠明確甚至與經營不相干,該筆款項還是無法報公帳。

比方說,因為營業需求而支出一筆費用,也有索取收據並寫上公司抬頭與統編,但明細卻寫得很模糊,金額又超過一般人能理解的範圍(如:明細上寫文具,但金額高達數萬元),或與公司的營業項目不符(如:明明是經營餐飲店,但購買的商品品項,卻是珠寶、手飾……與餐飲經營無直接關係的內容),就很難當成費用處理。因此,在記錄收入和支出上,請確實寫下金額與明細。

作者簡介
平林亮子(HIRABAYASI RYOUKO)

1975年生。日本國家公認會計師、R+Partners公司代表。現以經營顧問的身份,為企業經營與個人收支重整崩潰的財務。除此之外,更參與電視節目演出,並在大學、研討會及企業研習活動中擔任講師。著作包含監修有《存錢的五個習慣》、《虧損往哪去了?》、《享受財報》等,總數超過50本。

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