這本就是管理學精華濃縮!一個人成功的因素百分之七十五靠溝通,企業也是如此

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杜拉克箴言:「組織結構必須有助於溝通,而不是對溝通形成障礙。」

拉克認為,能夠做成工作的最簡單的組織結構,就是最好的組織結構。不會產生問題的組織結構,就是好的組織結構。組織結構越是簡單,它出問題的可能性就越小。組織結構只是方法,而促進員工獲得成就才是最終目的。因此,組織結構必須為促進溝通助力,而絕不能成為組織內部上下溝通的桎梏。

美國達納公司是一家生產諸如銅製螺旋槳葉片和齒輪箱等普通產品,主要滿足汽車和拖曳機市場的需要,擁有三十億美元資產的企業。一九七〇年代初期,該公司的員工平均每人銷售額與全產業平均數相等。到了一九七〇年代末,在並無大規模資本投入的情況下,它的員工平均每人銷售額已猛增了三倍,一躍成為《幸福》雜誌按投資總收益排列的五百家公司中的第二位。這對於一個身處如此普通的行業的大企業來說,的確是一個非凡紀錄。

一九七三年,麥斐遜接任公司總經理,他做的第一件事就是廢除原來厚達五十七公分的政策指南,代之而用的是只有一頁篇幅的宗旨陳述。其中有一項是:面對面的交流是連結員工、保持信任和激發熱情的最有效的方式。關鍵是要讓員工們知道,並與之討論企業的全部經營狀況。

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圖片來源:JTBC提供

麥斐遜說:「我的意思是放手讓員工們去做。」他指出:「任何一些做這項具體工作的專家,就是做這項工作的人,如不相信這一點,我們就會一直壓制這些人對企業做出貢獻及其個人發展的潛力。可以設想,在一個製造部門,在方圓零點七坪的天地裡,還有誰能比機床工人、材料管理員和維修人員更懂得如何操作機床、如何使其產出最大化、如何改進品質、如何使原材料流量最佳化並有效的使用呢?沒有。」他又說:「我們不把時間浪費在愚蠢的舉動上。我們沒有種種手續,也沒有大批的行政人員,我們根據每個人的需要、每個人的志願和每個人的成績,讓每個人都有所作為,讓每個人都有足夠的時間去盡其所能……我們最好還是承認,在一個企業中,最重要的人就是那些提供服務、創造和增加產品價值的人,而不是那些管理這些活動的人……這就是說,當我處在你們的空間裡時,我還是得聽你們的!」

麥斐遜非常注意面對面的交流,強調與所有人討論所有問題。他要求各部門的管理機構和本部門的所有成員之間,每月舉行一次面對面的會議,直接而具體的討論公司每一項工作的細節情況。麥斐遜非常注重培訓工作和不斷的自我完善,僅僅達納大學,就有數千名員工在那裡學習,他們的課程都是務實方面的,但同時也強調人的信念,許多課程都由資深的公司副總經理講授。在他看來,沒有哪個職位能比達納大學董事會的董事更令人尊敬的了。

麥斐遜強調說:「切忌高高在上、閉目塞聽和不察下情,這是青春不老的祕方。」

有人說:一個人成功的因素百分之七十五靠溝通,百分之二十五靠天才和能力。企業管理者的協調管理也是如此。從企業內部環境看,現在,人們越來越多的強調建立學習型的組織、團隊合作精神等要素,這就是說,有效的企業內部溝通交流是成功的關鍵。從企業外部環境看,為了實現企業之間的競合與互補、行銷傳播,人們需要掌握談判與合作等溝通技巧;企業公關—處理好企業與政府、企業與群眾、企業與媒體等各方面的關係—也需要熟練掌握和應用管理溝通的原理和技巧。

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應該說,能夠成為管理者的人幾乎都是高手,否則,他也不可能做管理者。既是高手,往往就會有一種優越感,覺得自己比下屬高一個層次,也就會跟他們無話可談、不重視他們的意見或建議了。這樣的高手只能說是在某一個方面厲害,確實不是一個完整的高手。成功的管理者首先是一個智慧的人,能清醒的認知自己的定位,也都是能夠掌握方向的人,並不是在所有的方面都最「強」,但一定是在所有的方面都最「會」。漢高祖劉邦曾言:談到運籌帷幄之中,決勝千里之外,我不如張良;鎮守國家,安撫百姓,供給糧餉,保持運糧道路暢通無阻,我不如蕭何;統帥百萬大軍,戰必勝,攻必克,我不如韓信。這三位都是人中豪傑,而我能任用他們,這就是我所以能獲得天下的原因。

中國古代有種說法:五味溝通之謂「和」,五音溝通之謂「諧」。有了和諧,才有了一切。要想達到和諧的境界,就離不開溝通。溝通是什麼?其本意就是指開溝而使兩水相通,後來引申到人與人之間、組織與組織之間、個人與組織之間,甚至國與國之間的交流來往。企業的和諧發展是一項系統工程,必須從個人和基層做起。一個堪稱完美的企業管理者往往習慣用百分之八十左右的時間與他人溝通,剩下百分之二十左右的時間用於分析問題和處理相關事務、構想未來。透過廣泛的溝通,他們使每一個員工都成為公司事務的全面參與者,都成為公司最能賺錢的員工。

應該說,溝通是促進整個組織團結協調的一個法寶。很多企業凝聚力不夠強,組織渙散,人心不穩,原因在哪裡?就在於內部缺乏有效的溝通,員工之間互相猜疑,誤會叢生,這自然影響團隊的整體力量的發揮,影響企業各項工作的發展。所以,企業的主要領導者應帶頭溝通,重點溝通,基層領導者應形成溝通的常態化,要積極營造溝通的氛圍。

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還應該說,溝通是實施科學管理的有效方法。在管理工作中,良好的溝通可以集思廣益,群策群力,避免策略決策上的失誤。從管理者與被管理者看,溝通可以拉近他們之間的距離,創造一種讓團隊成員在需要時可以暢所欲言的環境,激勵團隊成員不斷增強主人翁意識和責任意識,從而使管理的各項目標得以順利的實現。

當然,做到這樣不是一件容易的事情。實現更好的溝通,需要管理者付出信任和尊重,它只有在雙方平等的條件下才有可能實現—坦誠相見,才能找到共識。就管道來說,溝通可以有多種,正式的、非正式的,資訊溝通、情感溝通、決策溝通、民主溝通。但溝通的關鍵是如何用對方可以接受的方式來進行,不是管理者認為好的就好。針對不同的人,要採取不同的溝通方式,才能保證溝通的有效性。

你可以將溝通形成一種制度規範,如會議制度、座談制度等,明確溝通的內容、時間、場合,增強溝通的目的性和主動性。你也可以透過調查、談心、通報等形式,廣泛徵求員工的意見建議,達到想法一致、推進工作、實現和諧的目的。你還可以發揮團隊的積極作用,以企業文化的方式,多舉辦一些文藝演出、演講會、節日聚會等凝聚人心的活動,敞開管理者與一般員工之間的溝通管道,讓大家的智慧自覺的流進來。

這其中,你不能忽視非語言的溝通。有調查顯示,溝通中的百分之三十三是來自語言溝通,而百分之六十七是依靠非語言溝通。「不言之教」是老子一貫的管理思想。「教」是教化、引導。

從某種意義上說,管理的實質就是引導,是要將員工的思想、行為引導到企業所期望的軌道上,引導到實現企業的目標上。老子特別強調「身教」的作用。所以,管理者要在不斷提高溝通的藝術和技巧、提高溝通的意識和溝通能力的基礎上,透過自身的修練,身先士卒,為員工做出榜樣。這是最好的溝通。

本文節錄自:《精準策略:彼得杜拉克8大管理DNA

 

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圖片來源:清文華泉事業有限公司 提供

【作者簡介】

徐元朝,專職作家。

黃榮華博士,大學畢業於企管系,教授管理學、行銷管理、策略管理多年,發表論文十餘篇,並有多本著作暢銷兩岸。

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