五個階段檢視工作的「優先度」,別讓上司來問你:「那件事現在進行到哪了?」

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事先掌握對方的優先順序,才不會辜負他的期待

在商場上的「體貼」中,最重要的就是:掌握上司、顧客或其他共事夥伴的工作時

程。這裡所說的「掌握工作時程」,並非要你像祕書一樣,不斷地確認對方的工作行程表。

所謂「掌握對方的工作時程」,指的是事先了解「對方的優先順序」。

做事不懂輕重緩急的人,乍看之下工作相當拚命,卻總是無法準時完成工作,也無法得到周圍的肯定。

因為,所有工作都是先從決定事情的優先順序開始。

五個階段檢視工作的「優先度」,懂得輕重緩急才不會白費力氣

訂出自己的工作優先順序固然重要,但在職場上,你更需要準確掌握的是上司的優先順序。

假設上司交辦一項工作給你。

此時你應該先思考,對上司而言,這項工作有多重要。

越重要的工作,就該越早完成。

有些人會自作主張將上司交辦的工作往後延,但對上司來說,這可能是必須最先完成的工作,像這樣因為雙方認知不同所導致的問題其實屢見不鮮。

換言之,正確地評估被交辦的工作該何時完成,並在期限之前完成任務,也是一種「體貼」。

評估的標準可分成下列五個階段:

1 1小時以內

2 半天內

3 1天以內

4 隔天

5 1週以內

(期限若比這五個階段還長,就是與當下的優先順序無關的工作)

每次都用同樣速度處理被交辦的工作,算不上是體貼的人。

主管明明希望你「1小時以內」完成,結果你卻拖到「隔天」才完成工作,只會造成主管的困擾。

相反的,不了解主管的優先順序,明明不緊急卻丟下其他重要工作,拚著在「1小時以內」完成,最後只得到主管一句「不好意思,其實我沒這麼趕啦……」根本就是白忙一場。

別讓上司來問你:「那件事現在進行到哪了?」

「全局視角天線」敏銳的人,被交辦工作的當下一定會向對方確認期限:「請問要在什麼時候完成?」

但很多人在接下工作的時候,根本沒想到要確認完成期限。

當上司說:「○○資料可以先幫我準備嗎?」

部下通常會回答:「好,我知道了。」不過,卻很少有人會多問一句「什麼時候要準備好?」

如果你能在上司交辦工作時立刻問:「需要在何時完成?」對方一定會覺得你「很懂事」「工作能力不錯」。

當然,一定要遵守上司給的期限。

如果手上已有急著要完成的工作,或者上司交辦的是不太熟悉的工作,不妨問清楚一點,例如:「在Ο日之前交給您的話,可以嗎?」

千萬別讓上司來問你:「那件事現在進行到哪了?」

當上司這麼問時,代表他滿腦子都是「那件事不知辦得怎樣?」「不知那項工作進行得順不順利?」心情相當不安煩躁,才會忍不住主動開口問你。

如果上司真的這麼問你,就代表這項工作在上司眼中的重要性遠高於你個人的認知,今後一定要記得先確認好交件期限。

微差力2

被交辦工作的當下,立刻確認「完成期限」。

本文節錄:【微差力】一書

作者簡介    

安田正

Pan Nations Consulting Group co., Ltd董事長。早稻田大學全球教育中心客座教授,曾任教東京大學、早稻田大學、京都大學、一橋大學等。1990年開始以法人為對象舉辦英語進修課程。

除英語課程外,也以講師、顧問的身分活躍於邏輯溝通、簡報、人際關係應對、談判等商業交流領域。目前已在1700多間大型企業內舉辦研修會,從一般職員到高層管理人員,指導數萬人提升職場技能與交際能力。著作有《雜談力》《一流管理人員的實踐工作哲學》《邏輯交際學》《邏輯寫作學》《安田式時間救援:優化24小時使用效率的終極時間掌控法》等。

 

文字編輯:Luna
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