談合作好難?商業書信詢問合作可能性又不惹人厭是一種藝術

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「追進度」是一門藝術,必須透過訊息「置入行銷」你的目的。你想要把自己的服務推銷給對方,同時也不能讓對方覺得太有壓迫感。本帖主要以潛在客戶為例,如果是求職者在面試之後主動聯絡公司方關心後續發展,請參考PART2〈Thank you謝謝篇〉的實用例句應用指南。

小建議大思考

英語書信寫作
圖片來源:JTBC官網

① 小心變成黑名單
如果你的時機抓得不好,例如間隔了太久才來噓寒問暖,不免讓人懷疑,是否自己是你的第二選擇?或是你太過「黏人」,也可能造成不容易修補的壞印象。

② 小心又不失溫柔地喚醒對方記憶
「提醒對方」時將禮貌態度及服務熱情合而為一,例如:「嘿,我們上次才在哪裡見過面記得嗎?」、「上次可以在發明展上面見到您真的是非常榮幸」,或「不知道您有沒有收到我們寄給您的彩色目錄了呢?」

③ 打造吸睛的主旨
面對潛在客戶,信件主旨會影響到對方在百忙之中,是否會為此多停留一秒鐘的可能性。

例如「直接告訴對方信件裡的好康」是什麼,如“A special discount for Yum Yum Cater-ing(提供好美味外燴公司特別優惠)”

或是「點出對方的需求」,像是“Three strategies for your work productivity( 提升工作效能的三個策略)”、“Five Easy Ways to Drive More Traffic to Your Website(五個簡單技巧,吸引更多人造訪您的網站)”、“How to Start Getting Traffic to Your Website(如何吸引更多人造訪您的網站)”。

書信寫作步驟 Step by Step

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圖片來源:JTBC官網

STEP 1 喚醒對方的記憶
Glad we got to meet at trade show in Frankfurt last week. I appreciated having the opportunity to learn more about how we can meet your needs.
很高興我們上週在法蘭克福的商展上會面,很感謝有這個機會能了解我們如何
能滿足您的需求。

STEP 2 刺激對方的需求
1. I have been thinking about how to help you increase your website traffic and thought you might appreciate this case study on how we helped a similar company achieve their goal in three months.
我一直在思考如何能幫助您增加您網站的流量,我們有一個客戶跟您的情況很類似,我們在三個月內就達到他的預期目標。你或許有興趣參考了解一下。

2. Since the brochure I gave you only covers general information, I was wondering whether you have some specific questions on certain issues.
因為我給您的產品手冊只有提供一般的資訊,不知道您是否針對某些議題有特殊的疑問(並無法在手冊上面找到解答)。

STEP 3 進一步提供服務
I suggest that we meet up and I would love to arrange a brief demonstration.
我提議我們可以碰個面詳談,並且我想要安排一個簡短的展示。

STEP 4 禮貌致謝
I look forward to discussing this matter further.
我期待能有更近一步的洽談。

情境

你兩個星期前參加了一場商展,跟幾位新創公司的老闆交換了名片,其中一位特別提到他們網站每次辦活動都成效不彰,連抽獎都沒有達到預期網路瀏覽量,你當下馬上推薦你的行銷服務,兩人相談甚歡,可是卻從此沒有下文,你想要主動聯繫對方……

範例

Subject: A marketing strategy for boosting your website traffic

Dear Mr. Janson,
Glad we got to meet at the trade show in Taipei weeks ago.

I was thinking about you mentioned that you wanted to know how to increase your website traffic and thought you might appreciate this case study on how we helped a similar company achieve their goal in two months.—[link to the case]

I would love to discuss how we can make this solution work for you. Are you free for a phone call tomorrow?

Sincerely,
Serena

信件主旨:增加網路流量的妙方
Janson 先生您好,
很高興我們幾星期前在台北商展碰面。

我後來一直想到你提到想要增加你的網站瀏覽量,我們有一個客戶與您的情況很類似,我們在兩個月內就達到他的預期目標。你或許有興趣參考了解一下 [網址連結]。

我也想要針對這個解決方案與您進一步商談,希望可以解決您的問題。
請問您明天有空通電話嗎?

誠摯地,
Serena

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圖片來源:JTBC官網

實用例句應用指南

1. You have probably received the brochures you requested about our Winter Special product lines.您應該已經收到我們寄給您的冬季商品目錄了。
2. We wondered whether you received the catalog of our summer collection and price lists. 不知道您是否已經收到我們的夏季產品的型錄跟價目表了。
3. Thank you for giving me the opportunity to meet with you today. Here’s the recap for our meet-ing.謝謝您今天撥冗與我開會。在這邊彙整一下關於會議的幾個要點。
4. If you could place your order today, our premium delivery will ensure you receive your items within two working days. 如果您今天就下訂,我們的尊榮遞送服務會確保您在兩個工作天內收到您的品項。
5. We are offering your company a special discount for our thermal fabric products. 針對我們的保暖纖維商品,我們會提供貴公司特別折扣。
6. I have checked in with my boss and we would be happy to arrange a demonstration for your company. 我與老闆確認過,我們很樂意為您們公司安排一次展示。
7. Again, it was great meeting you at the conference and I hope to see you again soon.
很高興與您在會議上再次碰面,希望很快再見面。
8. Thank you for your consideration of my suggestions. 謝謝您考慮我們的提議。
9. We look forward to hearing from you as soon as possible. 我們希望很快能有您的回音。

慣用語與句型應用指南

I suggest… 我建議……
請大家要小心,很多時候我們會直接以中文思維來寫英文句子,就變成 “I suggest you…” 但這是錯誤的文法,正確用法如下:

加that 子句
I suggest that you call him as soon as possible.
我建議你馬上打電話給他。

加Ving
I suggest calling him as soon as possible.
我建議馬上打給他。

加名詞
My boss suggested a solution to this problem
我老闆針對這個問題建議了一個解決方案。

單字片語應用指南

1. check in with someone(非正式)表示跟某人針對某事商談
I have to go to a meeting now, but I’ll check in with you later.
我現在要去開會,但是我等一下會去找你談。

2. discount折扣
常見搭配動詞或介系詞用法整理如下:

★ 常見搭配動詞
• The company offer/give customers a 5 percent discount when they pay in cash.
公司提供以現金結帳的消費者九五折優惠。
• Students are entitled to a discount.
學生可以享有折扣。

★ 常見搭配介系詞
• Tickets are available to students at a discount.
學生購票享優惠。

3. trade show/fair商展;展銷會
Our company unveiled a new product at the annual trade show.
我們公司在年度商展上發布新產品。

本文節錄自:《奇蹟英語書信寫作》一書

英語書信寫作
圖片來源:宇覺文化提供

作者簡介

娜娜老師

以文化溝通及說服能力為基底設計各種語言情境訓練,刺激學生的口說與寫作表達能力。

「很喜歡語言,正是因為語言無法真正完美表達我們心中的想法,所以喜歡在語言裡不停地咀嚼思考各種可能性,希望把語言豐富的能量透過各種活潑有趣的英文課程灌頂給學生們,讓大家都可以透過語言自信又自在的展現自己。」

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