勇敢Say No!英語商業書信教你把「拒絕信」變成解決問題的「溝通信」

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你的下屬向你提出想在年下最忙的時候休假兩週的要求;當你的客戶要求你給出超過公司能提供的貨件交期;當你的長官詢問你是否可以把你已經排好的假期延後……諸如此類的情況,要如何透過書信拒絕對方是一種藝術,說不清楚不僅造成誤會,信件不斷往返更浪費彼此時間。

把「拒絕信」變成解決問題的「溝通信」

英語書信寫作
圖片來源:KBS2官網

拒絕信的重點除了是要清楚告訴對方「恕難從命」之外,不妨給對方「其他建議的選擇(leave the door open)」。信件重點可以從「拒絕」轉換成「你能做什麼」,這需要換位思考一下,用軟性的語言提到「我可以理解為什麼你要求如此……」,並且適度提供處理方式。如此便能將一封商業往來的拒絕信,變成積極解決問題的溝通書信。

書信寫作步驟 Step by Step

STEP 1 招呼

We have reviewed your vacation request for the period September 1st -10th.
我們已經看過你提出從9 月1 日到10 日的休假申請。

STEP 2 拒絕

Usually, our company’s busiest time of the year is in Fall and you play such a key role. I can to-tally understand how it can be frustrating and disappointing, but I’m afraid that I have to de-cline your request.
通常,我們公司一年之中最忙的時間就是在秋天,並且你在其中扮演著關鍵角色。我可以理解這對你來說有多令人沮喪及失望,但我必須拒絕你的要求。

STEP 3 進一步提出建議方案

Although we can’t give you the week of September 1st off, but alternatively you could take the week of October 7th off.
雖然我們不能讓你在9 月1 日的那週休假,但是替代方案是你可以在10 月7 日那週排休。

英語書信寫作
圖片來源:JTBC官網

情境

你才剛擔任行銷組長兩個月,其中一名新進組員昨天來信要求在耶誕節前一週就請特休,但是公司產品總在各大節慶前熱賣,有相當多突發狀況以及繁瑣業務需要人力,而且根據公司的休假規定,你也必須拒絕這個要求……

範例

Hi Katie,

Thank you for asking me about taking time off before Christmas. I wish I could say yes to this but regrettably I can’t, since the week before Christmas is often the busiest week of the year in our de-partment.

I can totally understand how it can be disappointing but you will be paid double time for that weekend. Also, you will have an extra day off.

Your effort is greatly appreciated and thank you for bringing your best to work every single day. Please let me know if you want to talk more about the Christmas vacation policy.

Best Regards,
Serena

嗨Katie,

謝謝你問我關於你想要在耶誕節前休假的事情。我希望我可以答應你,但是很遺憾我不能,因為耶誕節前一週通常是我們部門最忙的時候。

我知道這可能會讓你有點失望,不過那個週末你會獲得加倍薪資。此外,你會有多一天的休假。

感謝你每日對工作盡心盡力的付出,如果你想多加討論關於耶誕節休假的規範,請讓我知道。

祝 好,
Serena

英語書信寫作
圖片來源:JTBC官網

實用句型應用指南

1. We were lucky to have your proposals and we appreciated the effort and time you put into this project. However, we have decided to go with another company who better suits our current needs.
我們很幸運收到你的提案,也很感謝你對此的付出。很遺憾,我們決定與另一家公司合作這個案子,更適合我們當前的需求。

2. I was planning to spend this week working on project A, so I won’t be able to cover project B at the moment.
我本來規劃這週要做A 專案,所以我沒有辦法在此刻又去顧及B 專案。

3. I would love to do [things], but unfortunately my schedule is packed for the following weeks. I am afraid that I have to decline this offer.
我很願意去做[某件事情],但是抱歉再來幾週我的行程滿檔,我恐怕必須拒絕這個邀請。

4. That sounds like an amazing idea. However, honestly I’m not very familiar with [things], so I wouldn’t be much help.
這個提議聽起來很棒,但是其實我並不太熟悉[某件事情],所以我能幫得不多。

5. Mind if I reschedule this for Tuesday? If the suggestion was tabled at a later date, I am happy to weigh in.
介意我把這個會議改到星期二嗎?如果這個提議被延後討論的話,我很樂意加入。

6. Although your proposal doesn’t closely suit our current needs, we would appreciate if you kept our company in mind for future partnerships. We will get in touch if circumstances change.
即使您提供的服務並不符合我們現在的需求,我們很感謝如果您願意把我們當成未來潛在的合作夥伴,如果有任何情況變動的話,我們會聯繫您。

慣用語與句型應用指南

1. leave the door open for… 不排除……的可能性;讓門開著
The patent on the medicine has expired, which leaves the door open for other companies to file it.
這個藥品的專利時效過期了,這給了其他公司來申請的可能性。

leave the field open for sb
不再跟對方競爭;讓出空間、機會給對方
I have decided not to apply for the job, which left the field open for Tim.
我決定不應徵那份工作了,這讓Tim的贏面更大了。

2. My work schedule is packed/jam-packed.
我的工作滿檔;時間表排滿了。
The manager’s schedule is jam-packed with meetings.
經理的行程表已經被會議塞滿了。

3. not much少量的;不多的
To be honest, there isn’t much difference.
老實講,沒什麼不同。

單字片語應用指南

weigh in 秤重(尤指拳擊、賽馬等比賽之前的秤重)
He weighed in at 259 lb. for last fight.
他上一場比賽時體重259磅。

積極參與討論;辯論(發揮影響力、貢獻)
All managers from five branches weighed in with opinions regarding the campaign for the upcoming holiday season.
五間分公司的經理加入討論,對即將到來的假期行銷方案提出意見。

本文節錄自:《奇蹟英語書信寫作》一書

英語書信寫作
圖片來源:宇覺文化提供

作者簡介

娜娜老師

以文化溝通及說服能力為基底設計各種語言情境訓練,刺激學生的口說與寫作表達能力。

「很喜歡語言,正是因為語言無法真正完美表達我們心中的想法,所以喜歡在語言裡不停地咀嚼思考各種可能性,希望把語言豐富的能量透過各種活潑有趣的英文課程灌頂給學生們,讓大家都可以透過語言自信又自在的展現自己。」

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