英語商業書信:常常無法拒絕他人?禮貌性婉拒邀請也是一種能力

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我們收到邀請函但是無法出席,拒絕對方的好意總是有點掃興,委婉的告知對方順便祝福對方活動順利,是一個既禮貌又能維持人際情意的重要步驟。

婉拒的理由

英語書信寫作
圖片來源:JTBC官網

一般來說,口頭邀請比起書信邀請函來得輕鬆彈性,而若想要拒絕邀約,或許在談話的當下,有沒有「理由」可能不會是影響氣氛的主要因素,但若是回覆書信邀請函,白紙黑字很容易失去溫度。這時,若能視情況說明無法赴約的理由,會更有誠意

書信寫作步驟 Step by Step

STEP 1 開門見山的道謝或是恭喜道賀
Thank you for your invitation to your company’s luncheon.
感謝您邀請參加貴公司的餐會。

STEP 2 婉拒出席並稍作解釋
I appreciate your kindness but I have an appointment that I can’t reschedule. Otherwise, I would definitely be there for you.
感謝您的好意,但我有一個不能改期的約。否則,我一定會為了您出席支持。

STEP 3 祝對方活動順利開心,或提供其他幫助
I’m sure the event will be amazingly successful.
我相信這個活動一定會相當成功。

STEP 4 溫馨結語
Thank you again for the invitation and it means a great deal to me.
再次感謝邀請,對我來說意義重大。

情境

英國客戶Madeline與你往來許多年,彼此相當熟悉,你在前一封信件當中透露你即將在下個月前往英國參加紡織商展,沒想到Madeline來信邀請你參加她兒子的畢業慶祝會,你備感榮幸、受寵若驚,可惜商展的行程固定,不太可能赴約,你要寫一封有感謝、有恭喜,又有點抱歉的「婉拒邀請信」……

範例

Dear Madeline,

I am grateful that you invite me to be part of Andrew’s big day. I wish I could be there for you.

Regrettably, I will not be able to join you because I have a prior engagement that can’t be resched-uled. I hope that all goes as planned. Please congratulate Andrew for me and give my regards to everyone in attendance.

Thank you for thinking of me.

Warmest Regards,
Serena

親愛的Madeline,

我好謝謝你邀請我參與Andrew 的大日子。我真希望我可以出席與你們同慶。

很遺憾地,我沒辦法參與你們,因為同時間我已經有一個不能改期的約。希望慶祝會萬事順利。請幫我跟Andrew 說聲恭喜,也祝福當天所有參加的賓客。

謝謝你想到我。
最溫暖的祝福,
Serena

英語書信寫作
圖片來源:JTBC官網

實用例句應用指南

1. Thank you so much for the invitation to your house warming party.
謝謝你邀請我參加喬遷派對。

2. Thank you very much for inviting me to your daughter’s birthday party.
非常感謝你邀請我出席你女兒的生日會。

3. I wish I could make it but I won’t be able to celebrate it with you due to another business commitment.
我真希望我可以去,若非必須工作,一定會出席與你一同慶祝。

4. I regret to inform you that I won’t be able to attend owing to a prior engagement on that same date.
不好意思我無法出席,因為同時間已經有其他安排。

5. It sounds like a nice tribute to Dr. Smith, but I will be out of town at the time of the event. I am sorry that I will not be able to attend.
這個活動聽起來是個向Smith醫師致敬的好方法,但是我那時候剛好出城了,很抱歉沒有辦法參加。

6. I sincerely regret that, owing to a previous engagement, I am unable to accept your kind invi-tation for the luncheon to be held on Monday, August 12th .
因為同時間已經有安排,無法參加您邀請在8月12日星期一舉辦的午餐會,我感到相當遺憾。

7. Please congratulate Andrew for me and let him know I am amazed by his achievement.
請代我祝賀Andrew,並讓他知道我對他的成就感到很驚喜。

8. I wish you have a wonderful night celebrating your anniversary.
願你有個美好的夜晚歡度你們的週年紀念日。

9. Please keep me updated. I would love to help out.
請讓我知道有哪些我可以幫得上忙的地方。

10. I apologize for not being able to join you this time. However, I am willing to do anything for future events.
很抱歉這次無法參加,但是,我很樂意為了未來的活動盡一份力。

11. Thank you for thinking of me. This invitation means a lot.
謝謝你想到我。這份邀請函對我很重要。

慣用語與句型應用指南

1. It sounds like… 聽起來;似乎
It sounds like a good idea.
聽起來是個好主意。

*類似用法:as if
You looked as if you just did a great job!
你看起來像是你做得很好似的。

2. If I could…I would… 如果我(當初)可以……我會……
What would you do if you could do anything?
如果你可以做任何事情,你會做什麼?

3. Please give my regards to someone. 請代我問候某人。
Please give my regards to your parents.
請代我問候您的雙親。

4. Please keep me updated. 請讓我知道後續更新的情況。
Best wishes to your study in Edinburgh. Please keep me updated.
祝福你在愛丁堡的求學,請讓我知道你在後續的生活情況。

單字片語應用指南

1. engagement 約定的會面;預約

I’m afraid I have a previous engagement.
對不起我已經有約了。

2. a great deal 很多
Things could be a great deal worse.
事情有可能更糟的。

3. reschedule 改期;重新預約
The conference has been rescheduled for Sunday.
研討會已經被改到禮拜天舉行。
He called to reschedule his appointment.
他打電話來改約時間。

本文節錄自:《奇蹟英語書信寫作》一書

英語書信寫作
圖片來源:宇覺文化提供

作者簡介

娜娜老師

以文化溝通及說服能力為基底設計各種語言情境訓練,刺激學生的口說與寫作表達能力。

「很喜歡語言,正是因為語言無法真正完美表達我們心中的想法,所以喜歡在語言裡不停地咀嚼思考各種可能性,希望把語言豐富的能量透過各種活潑有趣的英文課程灌頂給學生們,讓大家都可以透過語言自信又自在的展現自己。」

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